Get Adobe Flash player

postheadericon الهيكل التنظيمي

1
 

 

الوصف الوظيفي لمكتب ضمان الجودة
Job Description

هناك عدد من الوظائف بمكتب ضمان الجودة وتقييم الأداء وكل منها تتولى عدد من الاختصاصات كما هو مبين ادناه.

المجلس الاعلى للجودة بالجامعة

وفقا لقرار وزارة التعليم العالي يضم المجلس الأعلى للجودة عمداء الكليات و برئاسة وكيل الجامعة للشؤون العلمية و مهمته المساعدة في صياغة الاستراتيجيات العامة للجودة بالجامعة بالتنسيق مع مكتب ضمان الجودة و تقييم الأداء كونه جهة الاختصاص.

مهام مكتب ضمان الجودة

مكتب ضمان الجودة وتقييم الأداء هو مكتب خدمي يقدم خدماته الفنية الاستشارية لجميع كليات الجامعة وفروعها مراكزها البحثية. وبصورة أكثر تحديدا، يسعى هذا المكتب إلى تحقيق جملة من الأهداف يمكن سرد أهمها على النحو التالي:

1 . مساعدة الجامعة و كلياتها المختلفة على كيفية القيام بالدراسة الذاتية تمهيدا للتقدم للاعتماد البرامجي و المؤسسي و من ثم المساهمة في تحسين مرتبة الجامعة محليا و اقليميا و دوليا.
2. وضع رؤية ورسالة وإستراتيجية واضحة لضمان الجودة بالجامعة مع القيام بتحديثها وتطويرها بصورة دورية بحيث تستوعب التغيرات المحلية والإقليمية مع اقتراح الآليات المناسبة لتنفيذها داخل كليات ومراكز ووحدات الجامعة بعد اعتمادها من المجلس العلمي للجامعة.

3. الإشراف على عملية تنفيذ إستراتيجية ضمان الجودة داخل كليات ومراكز ووحدات الجامعة.
4. إقامة قنوات اتصال مع الهيآت التي تعمل في مجال ضمان الجودة في التعليم العالي محلياً واقليمياً وعالمياً.
5. القيام بتصميم البرامج التدريبية وورش العمل والمحاضرات اللازمة لنشر ثقافة الجودة على مستوى الجامعة بين شرائح أعضاء هيأة التدريس والموظفين و الطلاب.
6. مساعدة الجامعة في إنشاء وحدات ضمان جودة بها والإشراف عليها فنياً و متابعة أدائها باستمرار.
7. القيام بالزيارات الميدانية لكليات الجامعة للتأكد من توفر متطلبات الجودة بها.
8. العمل على مساعدة الكليات والمراكز البحثية التابعة للجامعة في إنشاء قاعدة بيانات شاملة خصوصا ما يتعلق منها بالبرامج والدرجات العلمية التي تمنحها الجامعة و جعلها متاحة الكترونيا.
9. تصميم استمارات الإستبانة والنماذج اللازمة للقيام بعمليات التقييم في ظل مرجعيات علمية واضحة.
10. توزيع استمارات الاستبانة و تجميعها بالتعاون مع الجهات الأخرى بالجامعة، ثم تحليلها إحصائيا لاستخلاص الاتجاهات العامة التي تبنى عليها عمليات اتخاذ القرارات في مجال ضمان الجودة و التقييم.
11. تقديم الرأي الفني لكليات الجامعة في كيفية القيام بالدراسة الذاتية اللازمة لعملية التدقيق الداخلي تمهيدا لتهيئة البرامج الأكاديمية للاعتماد المحلي والخارجي.
12. وضع وتنفيذ خطط التدقيق الداخلي لأنشطة الجامعة وكلياتها وأقسامها وبرامجها الأكاديمية المختلفة.
13. تجميع نتائج دراسات التدقيق الداخلي وتحليلها لبيان نقاط القوة والضعف وتقديم المقترحات المناسبة للتطوير.
14. تقديم الرأي الفني لإدارة الجامعة فيما يتعلق بالهيكلية التنظيمية العامة والإستراتيجية المطروحة ومراجعتها بشكل دوري في ضوء التطورات والمستجدات في بيئة التعليم العالي في ليبيا.
15. تقديم الرأي الفني فيما يتعلق باقتراح الدراسات والأبحاث العلمية وتحديد الاحتياجات التدريبية وذلك بالتنسيق مع مكتب تطوير أعضاء هيأة التدريس والإدارة العامة للتدريب بالجامعة و غيرها من الجهات ذات العلاقة.
16. وضع واقتراح الميزانية اللازمة لتنفيذ إستراتيجية مكاتب ضمان الجودة و شؤون الجودة بالجامعة.
17. التنسيق مع رئاسة الجامعة في تنفيذ المهام و الأعمال الخاصة بأنشطة الجودة بالجامعة.
18. تقديم النصح و المشورة لإدارة الجامعة و كلياتها في الشؤون الإدارية و المالية و العلمية.
19. إعداد التقارير السنوية و تسليمها لرئيس الجامعة للإطلاع و إبداء الرأي.
20. إعداد فريق عمل من المدربين في مجال ضمان الجودة و تقييم الادعاء.
21. تنظيم المؤتمرات السنوية و ورش العمل المتعلقة بشؤون الجودة.
22. وضع جائزة التميز للرفع من مستوى الجودة.

شروط شاغل الوظيفة

1. أن يكون عضو هيأة تدريس يحمل مؤهل عالي (دكتوراة او ماجستير) في مجال إدارة الجودة أو أي مجال أخر قريب منها.
2. أن يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. أن يجيد استخدام أساسيات الحاسب الآلي و الانترنت.
4. أن يتمتع بسيرة علمية و وظيفية مشرفة.
5. أن تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل.
6. أن يكون لديه القدرة على قيادة الآخرين و إجادة فن الاتصال الإنساني.
7. يتم تكليفه من قبل رئيس الجامعة بقرار بحيث يعامل معاملة عميد كلية وفقا لدليل ضمان الجودة.

مجلس رؤساء أقسام الجودة بالكليات

وفقا لدليل المركز الوطني لضمان جودة واعتماد مؤسسات التعليم العالي فانه يشترط وجود رئيس قسم لضمان الجودة بكل كلية بحيث تكون تبعيته الفنية لمدير مكتب ضمان الجودة بالجامعة و تبعيته الإدارية لعميد الكلية. يعين رئيس قسم ضمان الجودة بترشيح من عميد الكلية ثم يعتمد من قبل مدير مكتب ضمان الجودة بعد فترة تمتد إلى 6 أشهر لاعتماده بشكل نهائي بموجب قرار يصدر عن رئيس الجامعة. و بموجب هذا القرار يعامل رئيس قسم ضمان الجودة مثل رئيس القسم العلمي و يعفى من التدريس الأساسي حسب درجته العلمية و يمنح مكافأة شهرية قدرها 400 دينار ليبي. و يقوم رئيس قسم ضمان الجودة بالتنسيق مع عميد الكلية لاختيار رؤساء وحدات ضمان الجودة داخل الأقسام العلمية لكل كلية بحيث يعفى رئيس الوحدة من عدد 6 ساعات تدريسية مخصصة لأنشطة الجودة بقسمه.

وحدة الاستشارات

تختص وحدة الاستشارات بتقديم خدمات استشارية عامة للمكتب و يمكن لإدارة المكتب الاستعانة بأي جهات خارجية للمساعدة في تحسين أنشطة ضمان الجودة بالجامعة ، و بموجب ذلك يمنح الاستشاري مكافأة مقطوعة نظير الخدمات الاستشارية المقدمة للمكتب.

السكرتارية

تتولى سكرتيرة المكتب القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. تنظيم و ترتيب مواعيد لقاء مدير المكتب مع الاخرين.
2. اعداد مراسلات الدعوة للاجتماعات الدورية و الطارئة و كتابة محاضر الاجتماعات.
3. طباعة الرسائل الصادرة من المكتب للغير.
4. متابعة تنفيذ قرارات و تعليمات مدير المكتب و المراسلات المختلفة.
5. الرد على الاستفسارات و الايميلات والفاكسات الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب و ذلك بالتنسيق اللازم مع مدير المكتب و بقية الوحدات الاخرى التابعة للمكتب.
6. حفظ صور من المراسلات الصادرة و ترتيب ارشيف السكرتارية.
7. اعداد التقارير الاسبوعية و الشهرية و السنوية و تسليمها لمدير المكتب للإطلاع و ابداء الرأي.
8. الاشراف على نظافة و نظام و خصوصية شؤون مدير المكتب.
9. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
10. تنفيذ أي مهام اخرى يكلفها بها مدير المكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
1. ان يحمل مؤهل (دبلوم متوسط او عالي) في مجال ادارة الاعمال او أي مجال اخر قريب منه.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يجيد استخدام اساسيات الحاسب الالي و الانترنت.
4. ان يتمتع بسيرة علمية و وظيفية مشرفة.
5. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل.
6. ان يكون لديه القدرة على اجادة فن الاتصال الانساني.

وحدة شؤون الخدمات

تتولى وحدة الخدمات القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
10. الاشراف العام على نظافة المكتب و حسن مظهره بشكل يومي.
11. العمل كمندوب لانجاز المهام الخارجية للمكتب مثل ارسال واستلام البريد اليومي او أي مهام مشابهة.
12. تصوير و سحب الاوراق و المستندات المطلوبة للعمل.
13. توفير احتياجات المكتب من المخازن و الجهات الخارجية.
14. القيام بمهام فتح المكتب مبكرا وقت الدوام و التأكد من اقفاله نهاية العمل اليومي.
15. توفير خدمات الضيافة بالمكتب و اثناء عقد الاجتماعات الدورية و الطارئة.
16. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
17. اعداد التقارير الاسبوعية و الشهرية و السنوية و تسليمها لمدير المكتب للإطلاع و ابداء الرأي.
18. تنفيذ أي مهام اخرى صادرة عن مدير المكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
6. ان يكون لديه مؤهل تعليم متوسط كحد ادنى.
7. أن يجيد القراءة و الكتابة.
8. ان تتوفر لديه القدرة على التعامل مع الحاسوب و الانترنت في العمل.
9. ان يتمتع بسيرة وظيفية جيدة.
10. ان يكون لديه القدرة على حسن التواصل مع الاخرين في العمل.

وحدة الشؤون الاعلامية

تتولى وحدة الاعلام لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للعمل الاعلامي للمكتب واعتمادها من مدير مكتب ضمان الجودة.
2. الاشراف اليومي على الشؤون الاعلامية لمكتب ضمان الجودة و ابرازها بالشكل المطلوب.
3. التغطية الاعلامية الكاملة لأنشطة مكتب ضمان الجودة و اعداد تقارير يومية و اسبوعية تسلم لوحدة الموقع الالكتروني بعد اعتمادها من مدير مكتب ضمان الجودة.
4. القيام بالزيارات الميدانية لاستكمال جهود مكاتب ضمان الجودة و توثيق كافة الاعمال ذات العلاقة بعمل المكتب.
5. تمثيل الجامعة اعلاميا في جميع شؤون ضمان الجودة بعد التنسيق مع مدير مكتب ضمان الجودة.
6. التنسيق مع مدير المكتب و بقية الوحدات الاخرى داخل المكتب و خارجه لإبراز انشطة المكتب و جعلها متاحة لجميع المستفيدين و المتعاملين مع الجامعة.
7. التنسيق مع الجهات الاخرى داخل المكتب و خارجه للحصول على المادة العلمية اللازمة لتحميلها على الموقع الالكتروني للمكتب.
8. اعداد التقارير الاسبوعية و الشهرية و السنوية و تسليمها لمدير المكتب للإطلاع و ابداء الرأي.
9. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال العمل الاعلامي وفقا لتكليفات مدير المكتب.
10. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
11. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

1. ان يحمل مؤهل عالي (ماجستير) في مجال الاعلام او أي مجال اخر قريب منه.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يتقن استخدام مهارات الحاسب الالي و الانترنت.
4. ان يجيد التعامل مع اجهزة التصوير و التسجيل و التوثيق للأحداث الاعلامية المختلفة.
5. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
6. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل الاعلامي.
7. ان يتمتع بقدر عالي من الدبلوماسية و اللباقة و اجادة فن الحوار.

وحدة الاحصاء و تحليل البيانات

تتولى وحدة الاحصاء و تحليل البيانات لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للعمل الاحصائي بالمكتب واعتمادها من مدير مكتب ضمان الجودة.
2. الاشراف على تصميم استمارات الاستبانة و النماذج و مراجعتها قبل الاذن باستخدامها.
3. تحليل استمارات الاستبانة واستخلاص النتائج و اعداد التقارير اللازمة باللغتين العربية و الانجليزية حسب الطلب.
4. العمل على تأسيس قواعد بيانات و معلومات الكترونية بالتنسيق مع الوحدات الاخرى داخل المكتب و خارجه.
5. التنسيق مع الجهات الاخرى داخل المكتب و خارجه للحصول على البيانات اللازمة للتحليل.
6. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال تحليل البيانات وفقا لتكليفات مدير المكتب.
7. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
8. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
1. ان يحمل مؤهل عالي في مجال الاحصاء او أي مجال اخر قريب منه.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يتقن استخدام مهارات الحاسب الالي و الانترنت.
4. ان يجيد التعامل مع البرامج الاحصائية المختلفة في تحليل البيانات.
5. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
6. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال الاحصاء و تحليل البيانات.

وحدة الموقع الالكتروني

تتولى وحدة الموقع الالكتروني لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للاشراف اليومي على الموقع الالكتروني لمكتب ضمان الجودة و تحديثة باستمرار.
2. الرد على كافة الاستفسارات التي ترد الى المكتب بشكل الكتروني من خلال التنسيق مع مدير المكتب و الوحدات الاخرى بالمكتب بما يضمن تنسيق الجهود و تقديم الاجابات الوافية عن الاستفسارات الواردة.
3. تقديم المبادرات المتعلقة بشعار المكتب او تصميم الموقع او غيرها من المقترحات التي من شانها ضمان التحسين المستمر لموقع المكتب و ظهوره بالشكل المطلوب.
4. التنسيق مع مدير المكتب و بقية الوحدات الاخرى داخل المكتب و خارجه (مركز التوثيق و المعلومات بالجامعة) بما يضمن نجاح وحدة الموقع الالكتروني في تحقيق الاهداف التي تسعى من اجلها.
5. التنسيق مع الجهات الاخرى داخل المكتب و خارجه للحصول على المعلومات او المادة العلمية اللازمة لتحميلها على الموقع الالكتروني للمكتب.
6. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال تقنية المعلومات وفقا لتكليفات مدير المكتب.
7. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
8. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
1. ان يحمل مؤهل عالي (ماجستير) في مجال تقنية المعلومات او الحاسوب.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يتمتع بمهارات عالية في مجال الشؤون الادارية.
4. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
5. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال التخصص.

وحدة الشؤون الادارية

تتولى وحدة الشؤون الادارية لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للإشراف اليومي على العمل الاداري لمكتب ضمان الجودة.
2. اعطاء الارقام الاشارية لجميع المراسلات الصادرة عن المكتب.
3. حفظ السجلات و المراسلات المتعلقة بالكليات و فرزها بطريقة علمية صحيحة ورقيا و الكترونيا.
4. خلق قواعد بيانات عن جميع الكليات و الاقسام العلمية و المراكز البحثية و الفروع و العمل على تنظيمها و تحديثها بشكل مستمر.
5. اعداد التقارير اليومية و الاسبوعية و الشهرية و السنوية و تقديمها لمدير المكتب للإطلاع و ابداء الرأي.
6. التنسيق مع جميع الجهات الداخلية و الخارجية ذات العلاقة التي تفيد في توفير و خلق قواعد البيانات.
7. تجميع السير الذاتية لأعضاء المكتب و تحديثها و تسليمها لوحدة الموقع الالكتروني.
8. التنسيق و المتابعة لبرامج الزيارات الميدانية لكليات و ادارات الجامعة.
9. تنفيذ الزيارات الميدانية تحت اشراف احد خبراء التقييم بالمكتب.
10. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال الشؤون الادارية وفقا لتكليفات مدير المكتب.
11. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
12. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
6. ان يحمل مؤهل (بكالوريوس) في مجال ادارة الاعمال.
7. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
8. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
9. ان يتمتع بمهارات عالية في مجال الحاسوب و تقنية المعلومات.
10. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال التخصص.

وحدة التقييم و التدقيق

تتولى وحدة التقييم و التدقيق لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للتقييم و التدقيق على كافة كليات و ادارات و مكاتب الجامعة.
2. القيام بأعمال التقييم و التدقيق البرامجي و المؤسسي.
3. القيام بالزيارات الميدانية لتقييم واقع الكليات و الادارات.
4. القاء محاضرات و عقد ورش عمل بنتائج عملية التقييم و التدقيق.
5. التنسيق مع مدير المكتب و بقية الوحدات الاخرى داخل المكتب و خارجه بما يضمن نجاح وحدة التقييم و التدقيق في تحقيق الاهداف التي تسعى من اجلها.
6. التنسيق مع الجهات الاخرى داخل المكتب و خارجه للحصول على المعلومات اللازمة.
7. اعداد تقارير تقدم لمدير المكتب لتحال الى الكليات و الادارات المعنية بعد اعتمادها.
8. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال التقييم البرامجي و المؤسسي وفقا لتكليفات مدير المكتب.
9. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
10. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
1. ان يحمل مؤهل عالي (ماجستير) في مجال ادارة الجودة او أي مجال قريب منها.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يتمتع بمهارات عالية في مجال الحاسوب و تقنية المعلومات.
4. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
5. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال التخصص.

وحدة الشؤون المالية

تتولى وحدة الشؤون المالية لمكتب ضمان الجودة القيام بعدد من المهام ابرزها مايلي:
1. وضع استراتيجية للإشراف اليومي على الشؤون المالية لمكتب ضمان الجودة.
2. التنسيق مع مدير المكتب في اعداد الميزانية التقديرية لمكتب ضمان الجودة.
3. حفظ السجلات و المراسلات المتعلقة بالشؤون المالية و فرزها بطريقة علمية صحيحة ورقيا و الكترونيا.
4. خلق قواعد بيانات مالية عن جميع الكليات و الاقسام العلمية و المراكز البحثية و الفروع و العمل على تنظيمها و تحديثها بشكل مستمر.
5. تسوية العهد المالية الخاصة بالمكتب.
6. التنسيق في القيام بشؤون مشتريات المكتب مع المندوبين المكلفين بإحضار عروض الموردين.
7. اعداد التقارير اليومية و الاسبوعية و الشهرية و السنوية و تقديمها لمدير المكتب للإطلاع و ابداء الرأي.
8. التنسيق مع جميع الجهات الداخلية و الخارجية ذات العلاقة بالشؤون المالية للمكتب.
9. القيام بتنفيذ ورش العمل و المحاضرات في مجال الشؤون المالية وفقا لتكليفات مدير المكتب.
10. الالتحاق بالدورات التدريبية الداخلية او الخارجية في اطار رفع و تطوير مهارات العمل و تحسين مستوى الاداء.
11. تنفيذ كافة المهام و الاعمال التي تسند للوحدة من قبل مدير المكتب ضمن اطار العمل الجماعي و تسريع وتيرة الانجاز للمكتب.

شروط شاغل الوظيفة

يشترط في شاغل هذه الوظيفة مايلي:
1. ان يحمل مؤهل (بكالوريوس) كحد أدنى في مجال المحاسبة.
2. ان يجيد اللغتين العربية و الانجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
3. ان يتمتع بمهارات عالية في مجال الحاسوب و تقنية المعلومات.
4. ان يتمتع بسيرة وظيفية مشرفة.
5. ان تكون لديه خبرة سابقة في مجال التخصص.